Organisieren von Meetings mit externen Eingeladenen
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Wenn Sie Personen außerhalb Ihres Unternehmens zu Besprechungen einladen, müssen Sie sicherstellen, dass alle logistischen Abläufe und Details in Ihren beiden Kalendern festgehalten werden, damit jeder daran denkt, dabei zu sein, und über die nötigen Informationen verfügt. Daylite ermöglicht es Ihnen, externe Personen als Teilnehmer zu den von Ihnen erstellten Terminen hinzuzufügen, ihnen eine Einladung per E-Mail zu schicken, Sie über ihre Antworten zu benachrichtigen und ihre Antworten in Daylite zu erfassen - so bleibt alles an einem Ort, damit nichts durch die Maschen fällt!
Die Meeting-Einladungsfunktion in Daylite -
Denken Sie daran: Wenn Sie andere Daylite-Benutzer als Teilnehmer hinzufügen (interne Teilnehmer), werden diese direkt mit einer Push-Benachrichtigung eingeladen und der Termin wird in ihrem Kalender angezeigt. Sie werden keine Einladung per E-Mail erhalten.
Laden Sie externe Besprechungsteilnehmer mit Selbstvertrauen und Leichtigkeit ein. So geht's!
Hinzufügen von externen Teilnehmern und Senden einer Einladungs-E-Mail
Hinzufügen von Teilnehmern
Wenn Sie einen Termin in Daylite erstellen oder bearbeiten, können Sie nahtlos eine oder mehrere externe Personen von außerhalb Ihres Unternehmens (d. h. Personen, die keine Daylite-Benutzer sind) als Teilnehmer zu dem Termin hinzufügen. Interne Teilnehmer (a) und externe Teilnehmer (b) können Sie anhand des Symbols neben ihrem Namen in der Terminkarte unterscheiden.
Menü "Status der Teilnehmer
Weitere Details und Optionen zur Einladung eines externen Teilnehmers werden angezeigt, wenn Sie auf den Statustext rechts neben dem Token des eingeladenen Teilnehmers klicken. Die folgenden Elemente werden angezeigt:
Aktueller Status der Einladung
Einladung senden, Einladung gesendet, E-Mail nicht zugestellt, etc.
Name und E-Mail-Adresse des Eingeladenen: wird für Einladungs-/Aktualisierungs-E-Mails verwendet
Erforderlich: Markieren Sie die Anwesenheit eines eingeladenen Teilnehmers als erforderlich/optional
Antwort ändern: manuelle Einstellung der Antwort für diesen Teilnehmer
Einladung erneut senden (oder "Einladung senden", falls noch nicht gesendet)
Obligatorisch/Fakultativ Eingeladene
Ein Eingeladener kann als erforderlich oder optional für eine Besprechung gekennzeichnet werden (dies dient nur zur Information und ändert nichts an der Funktionalität). Die Standardeinstellung ist "erforderlich", dies kann jedoch beim Hinzufügen einer Einladung oder beim späteren Bearbeiten eines Termins geändert werden, indem Sie auf den Statustext rechts neben dem Einladungssymbol klicken und "Optional" auswählen. Der Statustext neben einem Eingeladenen zeigt dann "(Opt)" an.
Einladungen verschicken
Wenn Sie die Bearbeitung oder Erstellung des Termins abgeschlossen haben, werden Sie aufgefordert, die Einladungs-E-Mail zu versenden. Sie können diese E-Mail vor dem Versenden anpassen, indem Sie den Betreff und die Nachricht bearbeiten, die Sprache auswählen, festlegen, ob das Feld "Details" enthalten sein soll und ob die Liste der Eingeladenen für alle angezeigt werden soll.
(a) Wenn Sie die Eingeladenen nicht anzeigen möchten, enthält die E-Mail nur die organisierende Person und die Person, die die E-Mail-Einladung erhält;
(b) Wenn Sie "Eingeladene anzeigen" wählen, werden alle Eingeladenen ganz oben aufgeführt.
(c) Sie können sich auch dafür entscheiden, keine Einladungen zu verschicken, indem Sie die Schaltfläche "Nicht senden" verwenden, was Sie tun können, wenn Sie den Zeitpunkt des Treffens bereits auf andere Weise, z. B. per Telefon oder per Nachricht, besprochen haben.
(d) Wenn Sie auf die Schaltfläche "Abbrechen" klicken, kehren Sie zum Bearbeiten oder Erstellen des Termins zurück, falls Sie vor dem Versenden der Einladungen weitere Anpassungen vornehmen möchten.
Einladungs-E-Mail
Die Einladungs-E-Mail wird für den Eingeladenen wie folgt aussehen. Sie können ihren Kalenderdienst oder ihre Anwendung (Outlook, Google, Apple Calendar usw.) verwenden, um zu antworten.
Sendestatus
Der Status ist für jeden Eingeladenen in der Termindetailkarte ersichtlich und ändert sich von (a) "Einladung senden" zu (b) "Einladung gesendet", sobald die E-Mail gesendet wurde.
Wenn Sie "Nicht senden" wählen, wird der Status als "Keine Einladung gesendet" angezeigt.
Einladungen erneut senden
Es kann vorkommen, dass Sie eine Einladung zu einer Besprechung erneut an einen oder mehrere Teilnehmer senden müssen.
Um eine Einladung an eine einzelne Person erneut zu senden, klicken Sie auf den Statustext rechts neben dem Einladungssymbol und wählen Sie "Einladung erneut senden".
Wenn der/die Eingeladene(n) noch keine Einladung erhalten hat/haben, ändert sich die Option in "Einladung senden" (und nicht in "Erneut senden").
Um die Einladungen erneut an alle Eingeladenen zu senden, klicken Sie auf das Etikett "Eingeladene" in der Detailkarte und wählen Sie "Einladungen erneut senden...".
Senden einer Aktualisierung
Wenn Sie einen Termin, für den bereits Einladungen verschickt wurden, absagen oder ändern, muss möglicherweise eine weitere E-Mail gesendet werden, um die eingeladenen Personen über die Änderungen zu informieren.
Nicht alle Terminänderungen erfordern eine Benachrichtigung der Eingeladenen. Geringfügige Änderungen, die keine Aktualisierung erfordern, können z. B. die Aktualisierung der Kategorie oder des Schlagwortes für den Termin, die Änderung des Betreffs oder der Details sein.
Größere Änderungen, über die die Eingeladenen informiert werden müssen, sind Änderungen, die sich auf die Terminplanung auswirken, z. B. das Datum, die Uhrzeit oder den Ort.
Anfordern neuer Antworten auf Aktualisierungen
Wenn Sie Aktualisierungen zu größeren Änderungen an einem Termin senden, müssen die Eingeladenen möglicherweise erneut antworten. Wählen Sie in diesem Fall bei der Aktualisierung die Option "Antworten löschen" für alle eingeladenen Personen, die bereits geantwortet haben.
E-Mail aktualisieren
So sieht die Aktualisierungs-E-Mail für den Eingeladenen aus. Sie können ihren Kalenderdienst oder ihre Anwendung (Outlook, Google, Apple Calendar) verwenden, um zu antworten.
Absenden einer Annullierung
Wenn Sie den Status eines Termins in "abgesagt/verschoben" ändern, einen Termin in den Papierkorb verschieben oder einen externen Teilnehmer entfernen, müssen Sie den/die eingeladenen Teilnehmer per E-Mail über die Absage des Meetings informieren.
Stornierungs-E-Mail
So sieht die Stornierungs-E-Mail für den Eingeladenen aus.
Wenn das Enddatum/die Endzeit des Termins in der Vergangenheit liegt, wird keine Aktualisierungs- oder Stornierungs-E-Mail gesendet.
Änderung des Besprechungsstatus von "abgesagt" zu "nicht abgesagt
Wenn der Status eines Termins von "abgesagt/verschoben" in einen anderen Status geändert wird, werden Sie aufgefordert, eine neue Einladung an die externen Teilnehmer zu senden
Wenn ein Termin aus dem Papierkorb wiederhergestellt wird, gibt es keine Aufforderungen bezüglich dieses Termins, bis der Termin erneut bearbeitet wird.
Antworten auf die Einladung
Antwort des Eingeladenen
Wenn ein externer Eingeladener auf eine Einladung zu einem Meeting antwortet, sendet sein Kalenderdienst oder seine Anwendung eine Antwort an Daylite - was zu einer Aktualisierung des Termins führt und die Antwort des Eingeladenen (annehmen/absagen/vielleicht) angibt. Eine Push-Benachrichtigung wird gesendet, um Sie über die Antwort zu informieren (a), zusammen mit einer Benachrichtigung in Daylite (b).
Zusammenfassung senden
Wenn Sie das Menü "Einladungsstatus" erweitern, können Sie eine Zusammenfassung des aktuellen Einladungsstatus sehen. Hier sind Beispiele für einige Zusammenfassungen, die angezeigt werden:
Einladungs-E-Mails werden vor dem Versenden in der Vorschau angezeigt
Versand von Einladungs-E-Mails an 3 Eingeladene...
Einladungs-E-Mails wurden am <Datum und Uhrzeit>  an (#) Eingeladene gesendet;
Es wurden keine Einladungs-E-Mails versendet
Wiederholung von Terminen
Beachten Sie, dass Terminwiederholungen derzeit nicht unterstützt werden. Daher wird eine Warnung angezeigt, wenn externe Teilnehmer (die keine Daylite-Benutzer sind) zu einem wiederholten Termin hinzugefügt werden.
Manuelles Ändern der Einladungsantwort
Es kann vorkommen, dass Sie von einem externen Teilnehmer über eine andere Kommunikationsform (z. B. Telefon oder E-Mail) eine Antwort auf die Frage erhalten, ob er an der Veranstaltung teilnehmen wird oder nicht. In diesem Fall können Sie die Antwort für den Eingeladenen manuell ändern, um sie in Daylite zu speichern. Wenn der Eingeladene zu einem späteren Zeitpunkt über seine Kalenderanwendung bzw. seinen Kalenderdienst antwortet, wird die Antwort in Daylite mit der neuesten Antwort aktualisiert.
Fehler
Möglicherweise gibt es ein Problem bei der Zustellung der Einladungs-E-Mail, entweder weil die E-Mail-Adresse des Eingeladenen nicht existiert oder weil es ein vorübergehendes Problem mit dem E-Mail-Konto oder dem E-Mail-Server des Eingeladenen gibt. In diesem Fall:
a) Der Status für den Eingeladenen zeigt "E-Mail nicht zugestellt" an, wobei weitere Details durch Klicken auf den Status verfügbar sind
b) Eine Push-Benachrichtigung und eine Daylite-Benachrichtigung wird an den Eigentümer des Meetings gesendet, um ihn über den Fehler zu informieren
c) Es wird ein Vorschlag zur Lösung des Problems unterbreitet, z. B. das erneute Versenden der Einladung, das erneute Hinzufügen des Eingeladenen mit einer anderen E-Mail-Adresse oder gegebenenfalls die Kontaktaufnahme mit dem Support.
Offline-Unterstützung
Für diese Funktion gibt es eine vollständige Offline-Unterstützung. Alle Besprechungen, die offline durchgeführt werden, werden lokal gespeichert und synchronisiert, wenn Sie wieder online sind. Sobald Sie synchronisiert haben, werden alle E-Mails im Zusammenhang mit Besprechungen gesendet.
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