Organisierung Ihrer Projekte

Damit ein Projekt effizient abläuft und pünktlich abgeschlossen werden kann, muss jeder wissen, was von ihm erwartet wird, wer an dem Projekt beteiligt ist und wie der Zeitplan aussieht. Mit Daylite können Sie den Fortschritt verfolgen, Ihre Aufgaben organisieren und Ihre Effizienz steigern, indem Sie Ihre Projekte organisieren. Verbessern Sie Ihren Arbeitsablauf, indem Sie alles an einem Ort haben, einen vereinfachten Prozess und ein Team, das weiß, was von ihm erwartet wird.

Erstellen eines Aktivitätensatzes

Ein Aktivitätensatz ist eine großartige Möglichkeit, Informationen einmal einzugeben und sie für jedes Projekt wiederzuverwenden, das eine Checkliste erfordert, die befolgt werden muss.

  1. Navigieren Sie zu Daylite > Voreinstellungen > Aktivitätensätze.

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche +, um einen neuen Aktivitätensatz zu erstellen.

  3. Geben Sie den Namen und die Beschreibung ein. Vergewissern Sie sich, dass das Kontrollkästchen Aktiv aktiviert ist.

  4. Markieren Sie alle Kategorien, für die der Aktivitätensatz gelten soll.

  5. Sie können die Aufgaben ordnen und das Fälligkeitsdatum für jede Aufgabe in Bezug auf das Start- oder Enddatum festlegen. Sie können auch eine Erinnerung festlegen, wenn Daylite Sie an die Erledigung jeder Aufgabe erinnern soll.

  6. Sie können nun auf Ihren neu erstellten Aktivitätensatz zugreifen, indem Sie auf die Schaltfläche Weitere Optionen > Neuer Aktivitätensatz klicken.

  7. Wählen Sie den Aktivitätensatz aus, welchen Sie anwenden möchten, und klicken Sie auf Erstellen.

Definieren Sie Ihren Prozess mit Checklisten

Bei Projekten gibt es oft viele kleine Aufgaben, die erledigt werden müssen, und manchmal können diese Aufgaben für verschiedene Projekte die gleichen sein. Checklisten helfen, Fehler zu vermeiden, Doppelarbeit zu verhindern und Zeit zu sparen.

Ein hervorragendes Beispiel hierfür wäre ein Immobilienmakler, der ein Geschäft über ein Haus abschließt und eine Reihe von Schritten für den Käufer oder den Verkäufer erledigen muss.

Hier erfahren Sie, wie Sie eine Projekt-Checkliste mit Aktivitätensätzen erstellen, damit alle Ihre Aufgaben und Besprechungen perfekt erledigt werden.

  1. Wählen Sie Daylite > Einstellungen > Aktivitätensätze.

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche +, um einen neuen Aktivitätensatz zu erstellen.

  3. Geben Sie den Namen und die Beschreibung ein. Vergewissern Sie sich, dass das Kontrollkästchen Aktiv aktiviert ist.

  4. Entscheiden Sie, für welche Kategorie dieser Aktivitätensatz gelten soll.

  5. Geben Sie eine Aufgabe oder einen Termin ein.

  6. Füllen Sie die Details des Aktivitätensatzes aus.

Hier ist ein tolles Beispiel für ein Aktivitätensatz mit einer ausgefüllten Checkliste.

  1. Sie können nun auf Ihren Aktivitätensatz zugreifen, indem Sie Neuen Aktivitätensatz über die Schaltfläche Weitere Optionen auswählen.

  2. Wählen Sie aus, welchen Aktivitätensatz Sie auffüllen möchten, und wählen Sie dann Erstellen.

Mit Pipelines auf Aufgaben fokussiert bleiben

Mithilfe von Pipelines können Sie visuell verfolgen, in welchem Stadium sich ein Projekt befindet, oder Sie können als Leitfaden dienen, um sicherzustellen, dass Sie oder Ihr Team jeden Schritt in der richtigen Reihenfolge ausführen.

Konzentrieren Sie sich auf die richtigen Dinge zur richtigen Zeit, indem Sie jede Phase Ihres Projekts definieren. Indem Sie Pipelines für Ihre Projekte erstellen, können Sie sicherstellen, dass Ihr Prozess in der richtigen Reihenfolge abgeschlossen wird.

  1. Navigieren Sie zu Daylite > Voreinstellungen > Pipelines.

  2. Wählen Sie Neue Pipeline, geben Sie den Namen und die Beschreibung ein, und wählen Sie Gilt für Projekte.

  3. Geben Sie die Details der Neuen Phase ein.

  4. Sie können weitere Etappen hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche Phase hinzufügen klicken.

Im folgenden Beispiel sehen Sie:

  1. Eine Liste von Pipelines.

  2. Aufgabenlisten, die für jede Phase in einer Pipeline erstellt wurden.

  3. Details der ausgewählten Aufgabe.

  4. Sie können nun Ihre Pipelines anzeigen, indem Sie Meine Projekte oder Alle Projekte in der Daylite-Seitenleiste auswählen.

  5. Wählen Sie Aufgaben und Pipelines.

Verfolgen Sie Ihre Projekte und überprüfen Sie Ihre Prozesse

Projekte mit besserer Sichtbarkeit werden pünktlich abgeschlossen. Verfolgen Sie den Projektfortschritt und halten Sie Ihre Fristen mit optimierten Prozessen ein.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, den Fortschritt Ihrer Projekte zu überprüfen. Zum Beispiel:

  1. Sie können eine Liste Ihrer aktiven Projekte einsehen und prüfen, welche Aufgaben noch erledigt werden müssen. Die Ansicht Details und Aktivität bietet einen Überblick über die anstehenden Aufgaben.

  2. Auf der Registerkarte Aufgaben und Pipelines wird die Anzahl der verbleibenden Aufgaben angezeigt, und überfällige Aufgaben werden rot dargestellt.

Filtern Ihrer Projekt-Checklisten

Sie können Projektlisten auch mit Hilfe von Filtern erstellen, die die Daten trennen und Ihnen nur das anzeigen, was Sie sehen müssen. Zum Beispiel könnten Sie:

  1. Nach Aufgaben filtern, die einem bestimmten Teammitglied zugewiesen sind.

  2. Filtern Sie nach Schlagworten oder Kategorien.

  3. Sie können auch die Schaltfläche Filter für zusätzliche Optionen verwenden.

Wrap Up

Organisieren Sie Ihr Unternehmen mit dokumentierten Prozessen, damit Sie alles an einem Ort haben. Verfolgen Sie Ihre Fortschritte, verbessern Sie Ihre Effizienz und legen Sie die richtigen Erwartungen an Ihr Team in Daylite fest.

Benötigen Sie Unterstützung bei der Entwicklung des perfekten Projekt-Workflows?Einer unserer Daylite-Experten kann Sie bei der Feinabstimmung Ihrer Geschäftsprozesse unterstützen, indem wir Daylite in Ihre Arbeitsabläufe integrieren.

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