Erfassen, Verfolgen und Freigeben von Gesprächen
Die Nachbereitung von E-Mails, Telefonaten und Gesprächen zwischen Ihnen und Ihrem Kunden ist entscheidend für Ihren Erfolg, aber wie effektiv können wir den Überblick behalten? Der Versuch, sich wortwörtlich an alle Punkte zu erinnern, die während eines Telefonats angesprochen wurden, oder die wichtigsten Punkte auf einen Zettel zu schreiben, ist nicht sehr hilfreich.
Daylite macht das Erfassen, Verfolgen und Weitergeben von Kommunikation zu einem einfachen, unkomplizierten Prozess. Egal, ob es sich um eine E-Mail, ein Telefonat oder ein persönliches Gespräch handelt, mit Daylite können Sie die Details erfassen.
Erfassen von E-Mails
Eine der einzigartigsten und leistungsfähigsten Funktionen von Daylite ist die Erfassung von E-Mails direkt aus Ihrem Posteingang mit dem Daylite Mail Assistant. Mit dem Daylite Mail Assistant ist das Erfassen und Verknüpfen von E-Mails mit einer Person so einfach wie ein Klick auf eine Schaltfläche.
Navigieren Sie zu Daylite >Einstellungen > Mail-Assistent.
Sie können wählen, ob Sie E-Mails manuell oder automatisch zu Daylite hinzufügen möchten. Sie können auch festlegen, ob die Verknüpfung von Artikeln aufgehoben werden soll, wenn eine E-Mail zu Daylite hinzugefügt wird. Dies schließt alle Elemente ein, wenn Sie eine E-Mail senden oder empfangen. Sie können festlegen, dass Kontakte, Benutzer, Chancen, Projekte und Anhänge automatisch mit allen eingehenden und ausgehenden E-Mails verknüpft werden. Dies ist unglaublich wichtig, denn sobald Sie diese Kästchen aktiviert oder deaktiviert haben, verknüpft Daylite diese Informationen mit Kontaktdatensätzen, die Sie dann in der Aktivitätsansicht von Daylite chronologisch anzeigen können.
Telefonanrufe erfassen
Egal, ob es sich um einen eingehenden oder ausgehenden Anruf handelt, es ist einfach, Anrufe zu erfassen und sicherzustellen, dass sie mit der richtigen Person verbunden werden. Auf diese Weise müssen Sie sich nicht an alle Details des Anrufs erinnern, z. B. worum es ging, wie lange der Anruf dauerte und ob Sie die Person angerufen haben oder diese Sie angerufen hat.
Sie können durch Ihre Kontakte blättern, um die gewünschte Person zu finden, oder Sie können, wenn Ihre Kontaktliste größer wird, auf die Schnellsuchleiste klicken, den Namen der gesuchten Person eingeben und die Eingabetaste drücken.
Klicken Sie im Menü auf Neue Aufgabe, um eine neue, mit dieser Person verknüpfte Aufgabe zu erstellen.
Geben Sie die Einzelheiten des Anrufs ein:
Titel des Anrufs: Ein leicht zu merkender Titel für die spätere Bezugnahme
Anrufnotizen: Verwenden Sie das Detailfeld, um Gesprächsnotizen zu erfassen.
Verknüpfte Elemente: Verknüpfen Sie alles, was mit dem Anruf zu tun hat.
Typ: Wählen Sie zwischen eingehenden und ausgehenden Anrufen
Feld hinzufügen: Fügen Sie zusätzliche Felder wie Typ, Start- und Endzeiten hinzu
Start: Die Zeit, zu der der Anruf begann
Wenn Sie die Startzeit eingegeben haben, klicken Sie auf das Kontrollkästchen für die Aufgabe, wenn der Anruf beendet ist, damit Sie die Anrufdauer erhalten.
Wenn die Anrufverfolgung ein wichtiger Bestandteil Ihres Arbeitsablaufs ist, sollten Sie Typ, Startdatum und Enddatum als Standardfelder zu Aufgaben hinzufügen:
Wählen Sie Daylite > Einstellungen und klicken Sie auf Karten bearbeiten.
Klicken Sie auf Aufgaben und aktivieren Sie die Kontrollkästchen für diese Felder.
Für eine noch leistungsfähigere Anruferfassung sehen Sie sich das Fone&Text Daylite plugin von iOSxpert an.
Erfassen von persönlichen Gesprächen
Besprechungen, Einzelgespräche und spontane Besuche sind die Orte, an denen einige der wichtigsten Unterhaltungen stattfinden. Stellen Sie sicher, dass niemand vergisst, was besprochen wurde, indem Sie diese in einer Daylite-Notiz festhalten.
Klicken Sie auf die Schnellsuchleiste, geben Sie den Namen der Person ein und drücken Sie die Eingabetaste.
Klicken Sie auf Neue Notiz, um eine neue Notiz mit der Person zu verknüpfen.
Füllen Sie Ihre Gesprächsnotizen aus:
Notiztitel: Ein leicht zu merkender und relevanter Titel
Verknüpfte Elemente: Verlinken Sie alles, was mit dem Gespräch zu tun hat.
Gesprächsnotizen: Halten Sie die wichtigsten Details zu Ihrem Gespräch fest.
Verfolgung und gemeinsame Nutzung von Kommunikation
Wenn Sie Ihre Kommunikation nachverfolgen, können Sie es sich nicht leisten, lange zu suchen, um die benötigten Informationen zu finden. Mit der chronologischen Auflistung des Gesprächsverlaufs einer Person in Daylite können Sie schnell finden, wonach Sie suchen.
Wahrscheinlich haben Sie sensible Informationen, die nur Sie oder einige wenige Personen sehen sollten. Wenn das der Fall ist, sollten Sie sichWie man kontrolliert, wer welche Informationen in Daylite sehen kann.
Zusammenfassung
Bei der Fülle an Kommunikation, die tagtäglich stattfindet, ist es fast unmöglich, sich jedes einzelne Detail jedes einzelnen Anrufs oder jeder einzelnen E-Mail zu merken. Die Erfassung dieser Details mit Daylite ist ein einfacher und effektiver Weg, sich auf das zu konzentrieren, was wichtig ist - Ihre Kunden.
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