Integration mit Apple Mail

Wenn Sie schon einmal alte E-Mails durchgesehen haben, um wichtige Details zu einer Kundeninteraktion zu finden, oder wenn Sie versucht haben, einen Konversationsfaden zu finden, der Ihnen entgangen ist, dann hat Daylite die perfekte Lösung. Daylite hilft Ihnen, jede E-Mail-Interaktion mit Ihren Kontakten aufzuzeichnen, und zwar mit einer leistungsstarken Funktion namens Daylite Mail Assistant, einer Erweiterung für Apple Mail. Mit dem Daylite Mail-Assistenten, kurz DMA, können Sie ganz einfach neue Personen als Kontakte in Daylite hinzufügen und eine Kopie der gesendeten und empfangenen E-Mails in der Historie der Person speichern. Auf diese Weise können Sie nicht nur schnell und einfach neue Personen in Daylite aufnehmen, sondern auch Informationen wie Unternehmen, Berufsbezeichnungen, Telefonnummern, Adressen und vieles mehr hinzufügen, indem Sie die Kontaktinformationen direkt in Apple Mail bearbeiten. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihre Teammitglieder immer auf dem neuesten Stand der Kommunikation sind.

Den Daylite Mail Assistant aktivieren

Der Daylite Mail-Assistent wird zusammen mit Daylite installiert, muss aber aktiviert werden und die Berechtigung erhalten, auf Apple Mail zuzugreifen. Öffnen Sie Apple Mail und gehen Sie zu Einstellungen > Allgemein > Erweiterungen.

Klicken Sie dann auf das Kontrollkästchen neben "Daylite Mail Assistant" und bestätigen Sie die eingeblendete Meldung mit der Schaltfläche "Einschalten".

Das war's! Sie haben den Daylite Mail Assistant erfolgreich aktiviert.

Verwaltungseinstellungen

Die Einstellungen des Daylite Mail Assistant können in Daylite unter Daylite > Einstellungen > Mail Assistant verwaltet werden.

Sie können wählen, ob Sie E-Mails manuell zu Daylite hinzufügen möchten oder ob diese automatisch für Sie hinzugefügt werden sollen, unabhängig davon, ob es sich um eine E-Mail handelt, die Sie erhalten haben, oder um eine E-Mail, die Sie verfassen. Wenn das automatische Hinzufügen aktiviert ist, werden nur E-Mails, die von oder an einen Daylite-Kontakt gerichtet sind, automatisch zu Daylite hinzugefügt, und zwar nur die E-Mails, die Sie sehen. Wenn Sie jedoch eine E-Mail-Konversation (oder einen "Thread") öffnen, werden alle zugehörigen E-Mails in diesem Thread zu Daylite hinzugefügt, auch wenn sie nicht sichtbar sind.

Die Funktion zum automatischen Hinzufügen ist ab macOS 14 Sonoma verfügbar. Wenn Sie mit macOS 13 Ventura arbeiten, sehen Sie die Option zum automatischen Hinzufügen nicht und müssen Ihre E-Mails manuell zu Daylite hinzufügen.

Sie können auch auswählen, welche Elemente mit einer E-Mail verknüpft werden sollen, wenn eine E-Mail zu Daylite hinzugefügt wird, einschließlich Kontakte, Benutzer, Verkaufschancen, Projekte und Anhänge. Die Verknüpfung Ihrer E-Mails mit Ihren Kontakten, Verkaufschancen und Projekten ist besonders wichtig, da Daylite dann Ihre E-Mail-Kommunikation chronologisch in der Aktivitätsansicht von Daylite anzeigt, so dass Sie Ihre Kunden-E-Mails später leicht wiederfinden können.

E-Mail an Daylite hinzufügen

Der Daylite Mail Assistant erscheint als Banner am Anfang jeder eingehenden E-Mail. Wenn Sie diese E-Mail und ihren Inhalt zu Daylite hinzufügen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Zu Daylite hinzufügen.

Dadurch wird das Fenster Daylite Mail Assistant geöffnet und die E-Mail gleichzeitig zu Daylite hinzugefügt. Wenn die E-Mail von einem bestehenden Daylite-Kontakt stammt oder in den Feldern An, Cc, oder Bcc ein Daylite-Kontakt angegeben ist, wird die E-Mail automatisch mit dem Kontakt sowie mit der aktiven Verkaufschance oder dem Projekt, mit dem der Kontakt verknüpft ist, verknüpft.

Wenn Sie sich eine E-Mail ansehen, die zuvor zu Daylite hinzugefügt wurde, können Sie sehen, dass sich das E-Mail-Banner geändert hat, um Ihnen mitzuteilen, dass die E-Mail hinzugefügt wurde und in diesem Fall mit einer Person und einer Verkaufschance verknüpft ist. Wenn Sie das Fenster des Daylite E-Mail-Assistenten erneut öffnen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Links & Details.

Das E-Mail-Banner wird möglicherweise nicht sofort aktualisiert, wenn Sie zum ersten Mal eine E-Mail zu Daylite hinzufügen. Es kann sein, dass Sie die E-Mail erst verlassen müssen, damit das Banner aktualisiert wird.

Im Fenster des Daylite Mail Assistant können Sie die Detailkarte eines Kontakts anzeigen, indem Sie auf den Pfeil rechts neben dem Namen klicken. Von hier aus können Sie alle Details des Kontakts einsehen, aber um den gesamten Verlauf in der Aktivitätsansicht zu sehen, klicken Sie auf die Schaltfläche In Daylite anzeigen.

Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, zeigt Daylite Ihnen in der Aktivitätsansicht den gesamten Verlauf dieses Kontakts, einschließlich der verknüpften E-Mail.

Eine verfasste E-Mail zu Daylite hinzufügen

Das Hinzufügen einer E-Mail zu Daylite, die Sie versenden möchten, ist ein schneller und einfacher Prozess und wird empfohlen, da Sie dann eine Aufzeichnung aller ausgehenden Korrespondenz an einem übersichtlichen Ort haben.

Sobald Sie eine neue Nachricht in Apple Mail verfasst und alle Empfänger hinzugefügt haben, können Sie den Daylite Mail-Assistenten öffnen, indem Sie auf das Symbol in der Symbolleiste klicken. Wenn Sie das automatische Hinzufügen aktiviert haben, wird die E-Mail zu Daylite hinzugefügt, andernfalls können Sie auf die Schaltfläche "Zu Daylite hinzufügen" klicken. Alle Daylite-Kontakte werden dann automatisch mit der E-Mail verknüpft.

Wenn Sie die Einstellung für das automatische Hinzufügen aktiviert haben, müssen Sie den Daylite Mail Assistant nicht öffnen. In diesem Fall wird die E-Mail automatisch zu Daylite hinzugefügt, wenn Sie die E-Mail senden, sofern sich ein Daylite-Kontakt im Feld An, Cc oder Bcc befindet.

Pro-Tipp: Eine gute Methode ist es, eine neue Aufgabe zu erstellen, die Sie daran erinnert, diese E-Mail zu beantworten, wenn Sie innerhalb weniger Tage keine Antwort erhalten haben. Geben Sie Ihrer Aufgabe ein Fälligkeitsdatum, und wenn Sie Ihre Erinnerung erhalten, wird sie mit der E-Mail verknüpft.

Verknüpfen von Objekten mit Ihrer E-Mail

Wie bei jedem Objekt, das in Daylite erstellt wird, ist es wichtig, alle wichtigen Informationen mit Ihren E-Mails zu verknüpfen, damit alles an einem Ort zu finden ist. Zum Glück macht Daylite dies ganz einfach. In den meisten Fällen verknüpft Daylite automatisch die wichtigsten Informationen für Sie, wie z. B. die zugehörigen Kontakte und alle mit diesen Kontakten verknüpften Verkaufschancen oder Projekte. Aber es ist ganz einfach, auch andere Dinge hinzuzufügen.

Kontakte

Immer wenn Sie eine E-Mail zu Daylite hinzufügen, egal ob Sie sie manuell hinzufügen oder ob sie automatisch für Sie hinzugefügt wird, werden alle E-Mail-Teilnehmer mit einer E-Mail-Adresse, die mit einem bestehenden Kontakt in Ihrer Daylite-Kontaktliste übereinstimmt, automatisch mit dieser E-Mail verknüpft. Dies gilt sowohl für Personen als auch für Unternehmen.

Wenn eine Person mit einer E-Mail verknüpft wird, wird standardmäßig auch das primäre Unternehmen der Person verknüpft. Wenn Ihnen dieses Verhalten nicht gefällt, können Sie es ausschalten, indem Sie zu Daylite > Einstellungen > Unternehmen gehen und die Option "Notizen und E-Mails einer Person automatisch mit dem Standardunternehmen der Person verknüpfen" deaktivieren.

Projekte und Verkaufschancen

Wenn Sie in Daylite eine E-Mail von oder an einen Daylite-Kontakt hinzufügen, wird das aktuell aktive Projekt und/oder die aktive Gelegenheit dieses Kontakts automatisch mit der E-Mail verknüpft. Wenn mit dem Kontakt mehrere aktive Projekte oder Verkaufschancen verknüpft sind, werden diese Projekte oder Verkaufschancen als vorgeschlagene Links angezeigt, und Sie können auf diejenigen klicken, die Sie mit der E-Mail verknüpfen möchten.

Sie können auch neue Projekte und Verkaufschancen direkt aus dem Daylite Mail Assistant heraus erstellen, was die Erfassung neuer Leads (als Verkaufschancen) oder den Beginn neuer Projekte für einen Stammkunden erleichtert.

Vorgeschlagene Objekte

Wann immer der Daylite Mail Assistant Kontakte, Projekte oder Verkaufschancen identifiziert, die mit der aktuellen E-Mail in Verbindung stehen könnten, werden diese in einer grau umrandeten Schaltfläche angezeigt, damit Sie die richtigen Informationen leicht identifizieren und mit jeder E-Mail verknüpfen können. Wenn Sie auf ein vorgeschlagenes Element klicken, wird das Element mit der E-Mail verknüpft, und wenn die E-Mail noch nicht zu Daylite hinzugefügt wurde, wird die E-Mail ebenfalls zu Daylite hinzugefügt. Das Element wird blau, um anzuzeigen, dass es verknüpft ist, und Sie können erneut auf das Element klicken, um die Verknüpfung zu lösen.

Suche nach Objekten

Es kann vorkommen, dass eine E-Mail mit einer Person verknüpft ist, die nicht Teil des E-Mail-Threads ist. In diesem Fall kann die E-Mail manuell zu dieser Person hinzugefügt werden. Verwenden Sie das Lupensymbol, um nach der Person zu suchen und sie manuell mit der E-Mail zu verknüpfen. Die E-Mail wird nun der Historie dieser Person in Daylite hinzugefügt. Sie können auch nach anderen Daylite-Elementen suchen und sie mit ihnen verknüpfen.

Aufgaben erstellen

Daylite Mail Assistant ist ein hervorragendes Erfassungswerkzeug, das Ihnen hilft, Ihren Posteingang aufzuräumen, auch dank der Aufgaben.

Für jede E-Mail, die eine Weiterverfolgung oder eine nächste Aktion erfordert, erstellen Sie einfach eine Aufgabe, die mit der E-Mail und der Person, die sie gesendet hat, verknüpft wird. Anschließend können Sie Ihre Aufgaben jederzeit einsehen, entweder in der Aktivitätsansicht des Kontakts oder im Abschnitt Meine Aufgaben von Daylite. Vergewissern Sie sich, dass Sie Ihrer Aufgabe ein Fälligkeitsdatum und eine Erinnerung hinzufügen, damit Sie sie nicht vergessen.

Pro-Tipp: Versuchen Sie bei der Erstellung von Aufgabentiteln deutlich zu machen, was zu tun ist und was das gewünschte Ergebnis sein soll.

Versuchen Sie zum Beispiel statt des Titels Nachfassen, etwas wie Frank anrufen, um herauszufinden, ob er das Projekt vorantreiben möchte. Aufgaben, die mit dem gewünschten Ergebnis geschrieben werden, sind hilfreicher, wenn Sie Ihre Aufgaben zu einem späteren Zeitpunkt überprüfen.

Termine anlegen

Sie können direkt aus dem Daylite Mail Assistant einen neuen Termin erstellen, der dann in Ihrem Daylite Kalender angezeigt wird. Die E-Mail und der Kontakt werden mit dem Termin verknüpft, so dass Sie die Details Ihres Termins später leicht überprüfen können.

Schlagwörter hinzufügen

Wenn Sie optionale Schlagwörter für Ihre E-Mails festgelegt haben, können Sie diese über den Daylite Mail Assistant zu einer E-Mail hinzufügen.

Kategorie hinzufügen

Wenn Sie optionale Kategorien für Ihre E-Mails eingerichtet haben, können Sie auch hier eine Kategorie hinzufügen.

Berechtigungen festlegen

Sie können die Berechtigungen einer E-Mail entweder auf Öffentlich setzen, was bedeutet, dass sie für alle Daylite-Benutzer sichtbar ist, oder auf Privat, so dass nur Sie die E-Mail sehen können.

Sie können sogar einen Berechtigungssatz festlegen, so dass nur eine bestimmte Gruppe von Benutzern die E-Mail in Daylite sehen kann. Dies ist hilfreich, wenn es sich um sensible Themen handelt, die nicht für alle zugänglich sein sollen. So könnten Sie beispielsweise die Berechtigungen so ändern, dass nur das Management-Team die E-Mail sehen kann.

Profi-Tipp: Wenn Sie möchten, dass alle künftig zu Daylite hinzugefügten E-Mails privat sind, gehen Sie zu Einstellungen > Standardwerte > E-Mail und wählen Sie privat. Sie können auch eine Standardkategorie festlegen.

Reale Nutzungsszenarien

Hier sind drei verschiedene Szenarien, in denen der Daylite Mail Assistant helfen kann.

Sie erhalten eine E-Mail von jemandem, der derzeit nicht in Daylite ist

Erstellen Sie zunächst einen neuen Daylite-Kontakt. Der Name des Absenders wird als vorgeschlagene Person mit einem "+" Symbol angezeigt, was bedeutet, dass er als neue Person zu Daylite hinzugefügt werden kann.

Zweitens: Erstellen Sie eine neue Aufgabe. Oft erfordert eine E-Mail von einem neuen Kontakt eine weitere Erinnerung oder eine nächste Aktion. Wenn Sie Ihren neuen Kontakt bereits zu Daylite hinzugefügt haben, wird beim Erstellen einer neuen Aufgabe im Daylite Mail Assistant die Aufgabe automatisch mit diesem Kontakt verknüpft.

Pro-Tipp: Legen Sie ein Fälligkeitsdatum und eine Erinnerung für Ihre Aufgabe fest, damit Sie später daran erinnert werden und die Aufgabe nicht durch die Maschen fällt.

Sie erhalten eine E-Mail von jemandem, der in Daylite ist, dem aber keine E-Mail-Adresse zugewiesen wurde

Der Daylite Mail Assistant findet bestehende Kontakte in Daylite anhand ihrer E-Mail-Adresse. Wenn also jemand, den Sie kennen, Ihnen eine E-Mail schickt, aber sein Daylite-Kontakt diese E-Mail-Adresse nicht hat, können Sie nach dieser Person suchen und die neue E-Mail-Adresse zu ihrem Kontaktdatensatz hinzufügen.

Der Kontakt wird als vorgeschlagene Person angezeigt, und wenn Sie darauf klicken, öffnet sich eine Ansicht mit der Option, Daylite zu durchsuchen. Suchen Sie nach dem Namen der Person, wählen Sie die Person aus und klicken Sie auf "Zu bestehendem Kontakt hinzufügen". Die neue E-Mail-Adresse wird dem bestehenden Kontaktdatensatz in Daylite hinzugefügt, und die Person wird nun mit der E-Mail verknüpft.

Sie möchten eine E-Mail mit einem Kontakt verknüpfen, der nicht Teil des E-Mail-Threads ist

Manchmal bezieht sich eine E-Mail auf einen Kontakt, der eigentlich nicht an der E-Mail-Konversation beteiligt ist. Klicken Sie auf das Lupensymbol neben "Kontakte", um den Kontakt zu suchen, den Sie mit dieser E-Mail verknüpfen möchten. Es handelt sich hierbei um eine einmalige Verknüpfung, bei der zukünftige E-Mails im Thread nicht automatisch mit diesem Kontakt verknüpft werden.

Wenn der gesuchte Kontakt nicht in Daylite vorhanden ist, haben Sie in der Suchansicht die Möglichkeit, eine neue Person oder ein neues Unternehmen anzulegen. Nachdem Sie einen neuen Kontakt erstellt haben, können Sie auf den Pfeil neben dem Namen klicken, um die Detailkarte zu öffnen. Klicken Sie dann auf Bearbeiten, um zusätzliche Informationen wie Kategorie oder Schlagwörter hinzuzufügen.

Pro-Tipp: Wenn Sie einen neuen Kontakt von einer allgemeinen E-Mail-Adresse wie [e-mail] erstellen, ist es wahrscheinlich sinnvoller, ein neues Unternehmen statt einer Person zu erstellen, da diese E-Mails normalerweise nicht von einer bestimmten Person stammen.