Ein neues Projekt beginnen
Jeder Buchautor wird Ihnen sagen, dass die erste Seite immer die schwierigste ist. Sie ist ein unbeschriebenes Blatt, das nur darauf wartet, von Ihnen gefüllt zu werden. Das kann beängstigend, aber auch aufregend sein. Wenn Sie ein neues Projekt beginnen, kann sich das zunächst genauso anfühlen, aber Daylite macht es Ihnen leicht.
Ganz gleich, ob es sich um Projekte für Kunden oder interne Initiativen handelt, Daylite hilft Ihnen bei der Umsetzung Ihrer Pläne, da Sie alles an einem Ort aufbewahren können.
Ein neues Projekt beginnen
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein neues Projekt in Daylite zu erstellen, je nachdem, wo Sie sich in der App befinden.
Zunächst sehen wir uns die verschiedenen Möglichkeiten an, wie Sie ein Projekt erstellen können, und dann gehen wir die Details durch und sehen uns an, was Sie anpassen können.
Ein neues Projekt über die Schaltfläche "Neues Element" starten
Die erste Möglichkeit, ein neues Projekt zu starten, besteht darin, entweder auf Alle Projekte oder Meine Projekte unter Ziele in der Daylite-Seitenleiste zu klicken.
Wählen Sie + Neues Projekt über die Schaltfläche Neues Element.
Starten eines neuen Projekts aus den Kontakten
Sie können ein Projekt aus einem neuen oder bestehenden Kontakt heraus erstellen. Wenn Sie z. B. mit einem Kunden telefonieren und ein neues Projekt für ihn erstellen möchten, wird das neue Projekt mit dem Kontakt verknüpft.
Klicken Sie im Abschnitt Kontakte der Daylite-Seitenleiste auf Personen.
Wählen Sie das Symbol ... in der Aktivitätsansicht.
Wählen Sie Neues Projekt aus dem Menü.
Ein neues Projekt aus einer E-Mail starten
E-Mail ist eine der häufigsten Möglichkeiten, ein Projekt zu starten. Daylite enthält den Daylite Mail Assistant, ein Plugin für Mail auf dem Mac. Er ermöglicht es Ihnen, neue Projekte direkt aus Ihrem Posteingang zu erfassen und die entsprechende E-Mail zu verlinken, damit Sie sie später in der Projektaktivität referenzieren können.
Wenn Sie eine E-Mail zu Daylite hinzufügen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Zu Daylite hinzufügen. Die Schaltfläche ändert sich dann in In Daylite, was bedeutet, dass die aktuelle E-Mail zu Daylite hinzugefügt wurde.
Klicken Sie unter dem Abschnitt "Ziel" auf Neues Projekt.
Starten eines neuen Projekts aus Tasks
Eine weitere Möglichkeit, ein neues Projekt zu starten, besteht darin, von einer bestehenden Aufgabe auszugehen. In wenigen Schritten können Sie eine bestehende Aufgabe in ein neues Projekt umwandeln.
Klicken Sie in der Daylite-Seitenleiste unter dem Abschnitt Aufgaben auf Meine Aufgaben und wählen Sie dann die Aufgabe aus, die Sie in ein neues Projekt umwandeln möchten.
Wählen Sie dann Bearbeiten > Vorgang in Projekt umwandeln.
Wie Sie auf dem Screenshot unten sehen können, wurde die Aufgabe erfolgreich in ein Projekt umgewandelt und in Meine Projekte unter Ziele in der Daylite-Seitenleiste abgelegt.
Ein neues Projekt aus einer Verkaufschance starten
Sie können ein neues Projekt auch aus einer Verkaufschance heraus erstellen, und zwar auf ähnliche Weise wie bei Aufgaben.
Klicken Sie auf Meine Verkaufschancen unter dem Abschnitt Ziele in der Daylite-Seitenleiste und wählen Sie dann die Verkaufschance aus, die Sie in ein neues Projekt umwandeln möchten.
Wählen Sie Bearbeiten > Neues Projekt aus Verkaufschance.
Wie Sie auf dem unten stehenden Screenshot sehen können, wurde die Verkaufschance erfolgreich in ein Projekt umgewandelt und in Meine Projekte unter Ziele in der Daylite-Seitenleiste platziert.
Die Details hinzufügen
Daylite bietet Ihnen eine Vielzahl von Feldern für Ihre Projekte. Denken Sie aber daran, dass Sie nicht alle auf einmal ausfüllen müssen. Nehmen Sie sich Zeit und füllen Sie nur die Felder aus, für die Sie die nötigen Informationen haben. Wenn Ihr Projekt Gestalt annimmt, können Sie mehr und mehr Details eintragen.
Nutzen Sie die Informationen, die Sie jetzt haben, und beginnen Sie mit der Verbesserung Ihrer Prozesse, die verschiedenen Felder nach Bedarf zu nutzen.
Die Grundlagen
Jedes Projekt sollte einen Projektnamen, ein Startdatum und ein Fälligkeitsdatum sowie eine Beschreibung des Projekts im Feld Details enthalten.
Sie können Schlagwörter oder Kategorien für Ihr Projekt eingeben.
Während Ihr Projekt voranschreitet, können Sie den Status ändern, um den Stand der Dinge zu ermitteln.
Verknüpfen Sie das Projekt mit Personen, indem Sie auf Person hinzufügen klicken.
Sie können dieses Projekt auch an andere delegieren, indem Sie auf die Schaltfläche Delegieren klicken.
Wenn Sie weitere Informationen erfassen müssen, klicken Sie auf Feld hinzufügen am unteren Rand der Projektkarte und fügen Sie das gewünschte Feld hinzu.
Profi-Tipp:
Sie fügen immer wieder das gleiche Feld hinzu?
Fügen Sie es als Standard hinzu!
Wählen Sie Daylite > Einstellungen und wählen Sie Standardwerte. Klicken Sie auf Projekte und fügen Sie die Felder hinzu, die Sie immer sehen möchten.
Klassifizierung eines Projekts
Sobald Sie die Grundlagen festgelegt haben, ist es an der Zeit, das Projekt zu klassifizieren. Durch die Klassifizierung Ihrer Projekte hebt sich Daylite von anderen Programmen ab. Mit Kategorien und Schlagwörtern, können Sie Ihre Projekte sortieren, filtern und segmentieren, um herauszufinden, welche Arten von Projekten Sie am häufigsten verwalten, und um festzustellen, wie Sie Ihre Produktivität steigern können. Mit Rollen können Sie schnell feststellen, wer in Ihrem Team für was zuständig ist und mit wem Sie in einem Unternehmen sprechen sollten.
Kategorie
Eine Kategorie ist die oberste Klassifikationsebene. Ein Projekt hat nur eine Kategorie. Überlegen Sie also, wie Sie Ihre Projekte organisieren wollen.
Hier finden Sie einige Beispiele für die Einteilung Ihrer Projekte:
Produkt oder Dienstleistung
Persönliches Coaching
Gruppentraining
Vortragsveranstaltung Ist dies für Sie oder einen Kunden?
Intern
Extern Wer ist Eigentümer des Projekts?
Marketing
Personalwesen
Vertrieb
Um eine Kategorie auszuwählen, klicken Sie auf das Einblendmenü Kategorie. Wenn keine Kategorie passt, klicken Sie auf Kategorien bearbeiten..., um die Daylite-Kategoriepräferenzen zu öffnen und eine neue Kategorie zu erstellen.
Schlagwörter
Schlagwörter sind eine flexible Möglichkeit, Ihre Projekte zu klassifizieren. Ein Projekt kann so viele Schlagwörter haben, wie Sie wollen, so dass Sie sie für mehrere Zwecke verwenden können. Um Schlagwörter hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche + neben Schlagwörter und geben Sie das gewünschte Schlagwort ein.
Hier sind einige Beispiele dafür, wie Sie Ihre Projekte mit Hilfe von Schlagwörtern klassifizieren können:
Zielsetzung
Neugestaltung der Website
Kundenakquise
Erhöhung der Kundenzufriedenheit
Kundenart
Weiterempfehlung
Großer Vertrag
Familie/Freunde Zusätzliche Service- oder Produktoptionen
Zusätzliche Fotografin
2-wöchige Coaching-Sitzung
2 Schlafzimmer
Rollen
Verknüpfen Sie die Personen, die an einem Projekt arbeiten, z. B. Projektleiter, Designer, Entscheidungsträger oder andere Rollen, die Sie haben. Fügen Sie dann Ihre Kunden hinzu, damit Sie sicher sein können, dass Sie sich an die richtige Person wenden, wenn Sie sie kontaktieren müssen.
Benutzerdefinierte Felder
Benutzerdefinierte Felder bieten Ihnen mehr Flexibilität. Mit 12 zusätzlichen Feldern und 4 zusätzlichen Daten für Projekte können Sie wählen, welche Informationen Sie erfassen möchten.
Wählen Sie Daylite > Voreinstellungen.
Wählen Sie Benutzerdefinierte Felder.
Wählen Sie Projekte und geben Sie den Titel des benutzerdefinierten Feldes ein, das Sie verwenden möchten.
Zusammenfassung
Mit allen Details zu einem Projekt an einem Ort hat Ihr Team nun die Werkzeuge, um Ihre Pläne auszuführen und Ihr Unternehmen voranzubringen. Jetzt sind Sie bereit für Organisieren Sie alle beweglichen Teile eines Projekts, Stoppen Sie die Dinge, die durch die Maschen fallen, and Organisieren Sie Ihre Projekte.
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