Verfolgen und Ausführen der nächsten Schritte für Ihre Projekte

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen mit vielen aktiven Projekten gleichzeitig jonglieren müssen, kann es mühsam sein, den Überblick über alle Ihre Aufgaben und nächsten Schritte zu behalten. Ihr Startbildschirm kann überwältigend sein, und jeden Tag durch alle Ihre Projekte zu klicken, um Aufgaben zu finden, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern, kann mühsam sein. Daylite bietet Ihnen eine bessere Möglichkeit, sich auf die Projekte zu konzentrieren, die Ihrer Aufmerksamkeit bedürfen.

Projekt-Dashboards mit intelligenten Listen erstellen

Mit den in Daylite integrierten intelligenten Listen können Sie Projekt-Dashboards erstellen, die Ihnen eine ungeahnte Übersichtlichkeit bieten. Sie können Projekt-Dashboards erstellen, die Ihnen einen Überblick über fällige, überfällige oder anstehende Aufgaben geben, so dass Sie entscheiden können, worauf Sie Ihre Aufmerksamkeit richten müssen.

Projekte mit fälligen und überfälligen Aufgaben anzeigen

Verpasste Fristen können Ihr Unternehmen Geld kosten. Wenn Sie ein Dashboard mit allen fälligen und überfälligen Projektaufgaben erstellen, erhalten Sie einen Überblick darüber, woran Sie als Nächstes arbeiten müssen.

1. Wählen Sie Alle Projekte in der Daylite-Seitenleiste, klicken Sie dann auf die Schaltfläche + unten links in der Seitenleiste, und wählen Sie Neue intelligente Projektliste.

   
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche + im Smart List-Popover, um einen neuen Filter hinzuzufügen.

3. Ändern Sie den Filter Kategorie in Aufgaben.

   
4. Ändern Sie den zweiten Filter auf Fälligkeitsdatum ist vor Morgen.

5. Klicken Sie auf die untere Schaltfläche +, um einen weiteren Filter hinzuzufügen.

   
6. Ändern Sie den dritten Filter auf Status ist nicht Erledigt.

7. Klicken Sie auf die untere Schaltfläche +, um einen weiteren Filter hinzuzufügen.

8. Ändern Sie den vierten Filter in Status ist nicht Abgebrochen.

   
9. Doppelklicken Sie auf den Namen der intelligenten Liste und ändern Sie ihn in Projekte mit fälligen Aufgaben.

   

Projekte mit anstehenden Aufgaben anzeigen

Die Priorisierung Ihrer anstehenden Aufgaben wird einfacher, wenn Sie sie alle an einem Ort sehen können. Die Erstellung eines Dashboards für Projekte mit Aufgaben, die in den nächsten sieben Tagen fällig werden, hilft Ihnen, besser organisiert zu bleiben.

1. Klicken Sie bei gedrückter Ctrl-Taste oder mit der rechten Maustaste auf die gerade erstellte intelligente Liste, in diesem Fall Projekte mit fälligen Aufgaben, und wählen Sie Duplizieren.

   
2. Ändern Sie den Filter Fälligkeitsdatum in Fälligkeitsdatum ist in den nächsten 7 Tagen.

   
3. Benennen Sie die neue intelligente Liste in Projekte mit anstehenden Aufgaben um.

   

Überprüfen Sie Ihr Projekt-Dashboard täglich

Die Bildung guter Gewohnheiten erfordert Zeit und Wiederholung, und mit dem richtigen System sind Sie auf dem besten Weg zum Erfolg. Wenn Sie Ihr Projekte mit fälligen Aufgaben-Dashboard zu Beginn eines jeden Tages betrachten, können Sie die Aufgaben für jedes Projekt identifizieren, auf die Sie sich konzentrieren müssen.

Denken Sie daran, Ihr Projekte mit fälligen Aufgaben-Dashboard jeden Tag zu überprüfen, um auf dem Laufenden zu bleiben und zu sehen, was noch zu tun ist.

1. Wählen Sie in der Liste Projekte mit fälligen Aufgaben das Projekt aus, das Sie anzeigen möchten, und klicken Sie dann auf die Registerkarte Aufgaben und Pipeline. In der Ansicht Aufgaben und Pipeline sehen Sie alle Ihre Aufgaben, gruppiert nach Aufgabenliste oder Phase, und alle fälligen Aufgaben werden in Rot angezeigt.

2. Erledigen Sie Ihre fälligen Aufgaben und gehen Sie dann in der Liste nach unten durch jedes andere Projekt, bis Ihr Dashboard leer ist.

   

Verwenden Sie die Favoritenleiste

Sie können auf Project-Dashboards auch zugreifen, indem Sie sie in Ihrer Favoritenleiste ablegen. Ähnlich wie bei Apples Webbrowser Safari können Sie Ihr Project Dashboard in Ihre Favoritenleiste ziehen, um schnell und einfach darauf zuzugreifen.

1. Um zu überprüfen, ob Ihre Favoritenleiste angezeigt wird, gehen Sie zu Daylite > Ansicht > Favoriten anzeigen.

   
2. Ziehen Sie Ihr Projekt-Dashboard per Drag & Drop in Ihre Favoritenleiste. Sie können die Favoritenleiste nach Bedarf neu anordnen.

   

Verwenden Sie die mehrspaltige Liste

Je nach Ihren geschäftlichen Erfordernissen oder vielleicht auch nur nach Ihren persönlichen Vorlieben können Sie ein Projekt-Dashboard in der Mehrspaltigen Liste anzeigen. Diese Ansicht gibt Ihnen mehr Kontrolle über die Informationen, die Sie auf einen Blick sehen können, und darüber, wie Sie Ihre Liste sortieren möchten.

Um die Mehrspaltige Liste anzuzeigen, können Sie entweder:

(A) Gehen Sie zu Daylite > Ansicht > Mehrspaltige Liste.

(B) Klicken Sie auf das Symbol Mehrspaltige Liste in der Daylite-Symbolleiste.

2. Die Mehrspaltige Liste kann durch Klicken auf eine Spaltenüberschrift neu sortiert werden. Wenn Sie die Liste zum Beispiel alphabetisch nach Name sortieren möchten, klicken Sie auf die Spalte Name. Um die Sortierung umzukehren, klicken Sie ein zweites Mal auf die Spaltenüberschrift.

3. Sie können auch bei gedrückter Ctrl-Taste oder mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle der Kopfzeile klicken, um aus einem Menü von Spalten auszuwählen, die Sie ein- oder ausblenden möchten.

   
4. Schließlich können Sie die Spalten per Drag-and-Drop in die gewünschte Reihenfolge bringen.

   

Planen Sie Ihre bevorstehende Arbeit

Die Planung anstehender Arbeiten kann entmutigend sein, muss es aber nicht. Mit den in Daylite integrierten Pipelines und Aktivitätensätzen können Sie wiederholbare Prozesse erstellen und müssen sich nicht mehr an jeden einzelnen Schritt erinnern.

Fälligkeitsdaten in Ihren Pipelines und Aktivitätensätzen festlegen

Wenn Sie in den Daylite-Einstellungen bereits eine Projekt-Pipeline erstellt haben, müssen Sie als Nächstes Fälligkeitsdaten für Ihre Pipeline-Aufgaben festlegen, damit Sie in jeder Phase des Projekts an alle wichtigen Aufgaben erinnert werden. Wenn Sie noch keine Pipeline eingerichtet haben, lesen Sie den Artikel Organisieren Ihrer Projekte. Die folgenden Schritte können auch zum Festlegen von Fälligkeitsterminen in Ihren Aktivitätssets befolgt werden.

1. Gehen Sie zu Daylite > Voreinstellungen > Pipelines und wählen Sie die Pipeline aus, die Sie bearbeiten möchten.

   
2. Wählen Sie eine Aufgabe aus oder erstellen Sie eine neue Aufgabe, setzen Sie Fälligkeit auf nach Beginn oder vor Ende und legen Sie die Anzahl der Tage fest. Was bedeutet "nach Beginn" und "vor Ende"?

   

Was bedeutet "nach dem Start" und "vor dem Ende"? Immer, wenn Sie eine Pipeline zu einem Projekt hinzufügen und die Pipeline dann zur nächsten Phase weiterschalten, können Sie das "Startdatum" dieser Phase festlegen. Alle Aufgaben mit einem Fälligkeitsdatum "nach dem Start" werden so viele Tage nach diesem Tag fällig. Wenn es in dieser Phase Aufgaben mit Fälligkeitsterminen "vor Ende" gibt, haben Sie die Möglichkeit, das Enddatum dieser Phase festzulegen.

Wenn Sie Daylite anweisen, bestimmte Wochentage auszulassen, bedeutet dies, dass Aufgaben nie an Ihren freien Tagen fällig werden.

Überprüfen Sie Ihre anstehenden Aufgaben wöchentlich

Wenn Sie sich montags oder freitags Zeit nehmen, um die Aufgaben für die kommende Woche mit Hilfe Ihres Projekte mit anstehenden Aufgaben-Dashboards zu überprüfen, ist das eine hervorragende Möglichkeit, um organisiert zu bleiben. Wenn Sie die Projekte in der Liste durchsehen, wissen Sie, ob etwas ansteht, das Ihrer Aufmerksamkeit bedarf, und Sie können die Fälligkeitsdaten bei Bedarf anpassen.

Eine der schnellsten und einfachsten Möglichkeiten, die Fälligkeitstermine Ihrer Aufgaben anzupassen, ist die Verwendung des Mini-Kalenders.

1. Wenn Ihr Mini-Kalender nicht angezeigt wird, klicken Sie auf das Symbol Mini-Kalender in der Daylite-Seitenleiste.

2. Wählen Sie Ihr Projekt aus und klicken Sie auf die Registerkarte Aufgaben und Pipelines.

3. Wählen Sie die Aufgaben aus, die Sie anpassen möchten, und ziehen Sie sie dann an dem Tag, an dem die Aufgaben fällig sein sollen, in den Mini-Kalender.

   
4. Klicken Sie auf einen beliebigen Tag im Mini-Kalender, um die an diesem Tag fälligen Aufgaben anzuzeigen. Doppelklicken Sie auf einen Tag, um ihn im Hauptkalender aufzurufen.

   

Zusammenfassung

Noch nie war es so einfach, die nächsten Schritte Ihrer Projekte zu verfolgen und auszuführen. Ganz gleich, wie viele Projekte Sie am Laufen haben, Daylite hilft Ihnen, sich auf die Projekte und Aufgaben zu konzentrieren, die Ihre Aufmerksamkeit benötigen. Wenn Sie es sich zur Gewohnheit machen, Ihre anstehenden Aufgaben regelmäßig zu überprüfen, können Sie sicherstellen, dass Sie für die kommende Woche gerüstet sind und weniger unerwartete Dinge auftauchen.