Verwendung des Projekt-Board

Das Projekt-Board hilft Ihnen, den Fortschritt Ihrer Projekte visuell zu verfolgen, Engpässe zu erkennen und Prioritäten zu setzen, damit Sie Ihre Versprechen immer einhalten können.

Project-Board Benutzerhandbuch

Das Project-Board ist in Daylite auf Mac, iPad und iPhone verfügbar. Es bietet einen Überblick darüber, wie sich Ihre Projekte durch die einzelnen Pipelines bewegen, und hilft Ihnen, herauszufinden, auf welche Projekte Sie sich konzentrieren sollten.

Das Projekt-Board in Daylite auf dem Mac befindet sich in der Seitenleiste unter Ziele.

Sie besteht aus folgenden Elementen:

1. Der Pipeline-Filter.

2. Filtern.

3. Sortieren und Anzeigeoptionen.

4. Stufen.

5. Projekte.

   

Wie das Projekt-Board helfen kann

Mit dem Projekt-Board sehen Sie auf einen Blick, wo es bei Ihren laufenden Projekten Engpässe geben könnte. Diese Ansicht kann Ihnen dabei helfen, Problembereiche zu identifizieren, z. B. Projekte, die in einem bestimmten Stadium stecken geblieben sind, so dass Sie sich darauf konzentrieren können, sie voranzubringen.

1. Im folgenden Beispiel befinden sich fünf Projekte unter Genehmigung, was bedeutet, dass Sie sich auf diesen Bereich konzentrieren sollten, um einen Engpass in Ihrem Prozess zu vermeiden.

   

Einrichten von Pipelines in den Daylite-Voreinstellungen

Das Projekt-Board ist direkt mit den Pipelines verbunden, die Sie in den Daylite-Voreinstellungen erstellen.

1. Navigieren Sie in Daylite für Mac zu Voreinstellungen > Pipelines.

   
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche +, um die Pipeline-Informationen einzugeben. Stellen Sie sicher, dass Sie Projekte auswählen und im Abschnitt Gilt für auf Aktiv klicken.

   
3. Klicken Sie auf Neue Phase, um eine Pipeline-Phase zu erstellen.

4. Klicken Sie auf + Phase hinzufügen, um weitere Phasen zu erstellen.

   
5. Wählen Sie Neue Aufgabe, um eine Aufgabe zu erstellen, die für jede Phase erledigt werden muss.

   
6. Wählen Sie Neuer Termin, um einen Termin zu erstellen, der für jede Phase ausgefüllt werden muss.

   
7. Wählen Sie Fällig und legen Sie das Datum entweder nach Beginn oder vor Ende der Etappe fest.

   
8. Schließen Sie das Fenster Einstellungen und wählen Sie das Projekt-Board.

9. Wählen Sie Ihre Pipeline.

10. Die Phasen in der Pipeline stimmen jetzt genau mit den Phasen im Menü Einstellungen überein.

    

Pipelines können nur in Daylite für Mac erstellt und bearbeitet werden.

Ein neues Projekt in der Projektübersicht starten

Einem Projekt muss eine Pipeline zugewiesen sein, damit es in der Ansicht Projektübersicht angezeigt wird.

1. Wählen Sie die Projekt-Pipeline aus, der Sie ein neues Projekt hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf Neues Projekt in dem Projekt-Board.

   
2. Das Projekt-Board zeigt eine Spalte mit der Bezeichnung Nicht begonnen für alle neuen Projekte. Projekte bleiben hier, bis sie in eine Phase der Pipeline verschoben werden.

   

Projekte in die nächste Phase bringen

1. Verschieben Sie Ihre Projekte in die nächste Phase in Ihrer Pipeline, indem Sie sie von einer Phase zur nächsten ziehen.

   
2. Wenn Sie das Projekt auf den Titel einer Phase fallen lassen, wird ein Fenster "Phase vorverlegen" angezeigt, in dem Sie das Startdatum überprüfen oder ändern und Notizen hinterlassen können.

   

Aktualisieren eines Projektstatus

Das Projekt-Board zeigt nur Projekte an, die den Status Neu oder In Bearbeitung haben. Projekte mit einem anderen Status werden hier nicht angezeigt, sind aber in der Seitenleiste unter Alle Projekte zu sehen. Das ist auch der Grund, warum Projekte aus dem Projekt-Board verschwinden, wenn Sie den Status auf Abgebrochen, Zurückgestellt, Aufgegeben oder Erledigt ändern.

1. Wenn Sie Ihr Projekt von einem Status in einen anderen verschieben, gibt es vier verschiedene Status, die am unteren Rand der Projekttafel erscheinen. Diese Status sind:

   • Storniert

   • Ausstehend

   • Aufgeschoben

   • Erledigt

   
2. Wenn Sie ein Projekt auf einen dieser Status fallen lassen, erscheint ein Fenster am unteren Rand der Tafel, in dem Sie den Status überprüfen oder ändern können.

   
3. Der Status wird automatisch in der Detail- und Aktivitätsansicht aktualisiert.

   

Filter

Filtern nach Pipeline

Das Projekt-Board kann jeweils nur eine Pipeline anzeigen, da die Phasen für jede Pipeline unterschiedlich sind.

Wählen Sie die Pipeline, die Sie anzeigen möchten, indem Sie auf den Filter Pipeline klicken.

Filtern von Projekten nach Eigentümern

Mit dieser Option können Sie Projekte nach dem Eigentümer oder dem Beauftragten filtern. Sie können nach einzelnen Eigentümern filtern oder alle Eigentümer auf einmal anzeigen.

Filtern von Projekten nach Fälligkeitsdatum

Diese Option filtert Projekte nach Fälligkeitsdatum. Sie können Fälligkeitsdaten von bis zu einem Jahr anzeigen, sowohl vergangene als auch zukünftige.

Filtern von Projekten nach Erstellungsdatum

Diese Option filtert Projekte nach dem Erstellungsdatum, bis zu einem Jahr, sowohl in der Vergangenheit als auch in der Zukunft.

Projekte nach Kategorie filtern

Diese Option filtert Projekte nach Kategorien, die in den Daylite-Einstellungen festgelegt werden können.

Sortieren Ihrer Projekte

Sie können die Ansicht der Projekte ändern, indem Sie auf ↑↓ Sortieren klicken und eine der folgenden Möglichkeiten wählen:

• Fälligkeitsdatum sortiert jedes Projekt nach Fälligkeitsdatum.

• Erstellt ordnet jedes Projekt nach dem Datum, an dem Sie es erstellt haben.

• Name ordnet Ihre Projekte alphabetisch.

• Priorität ordnet Ihre Projekte nach Priorität.

• Nächste Aktivität organisiert Ihre Projekte nach der nächsten geplanten Aufgabe oder dem nächsten Termin. Tage in Phase ordnet Ihre Projekte nach der Anzahl der Tage, die sie in einer Phase verblieben sind.

Anzeigen einer Projektkarte

Ansicht der verknüpften Personen und Unternehmen einer Projektkarte

Hier können Sie die verknüpften Personen und Firmen eines Projekts einsehen.

Die nächste Aktivität von einer Projektkarte anzeigen

Die nächste Aktivität eines Projekts wird hier angezeigt.

Das Fälligkeitsdatum einer Projektkarte anzeigen

Wenn ein Projekt ein Fälligkeitsdatum hat, wird es hier angezeigt.

Anzeigen der Anzahl der Tage, die ein Projekt in einer Phase verbleibt

Die Projekttafel zeigt Ihnen an, wie viele Tage ein Projekt in der aktuellen Phase verweilt hat. Mit dieser Funktion können Sie feststellen, bei welchen Projekten es zu Engpässen kommt und wie Sie sie am besten in die nächste Phase verschieben können. Wenn Sie das Projekt in die nächste Phase verschieben, wird diese Zahl zurückgesetzt.

Ansicht der Priorität eines Projekts

Wie wichtig ist dieses Projekt auf einer Skala von 1-10? Hier können Sie die Priorität des Projekts schnell einsehen.

Eigentümer eines Projekts anzeigen

Unten rechts auf der Projektkarte können Sie schnell sehen, wer der Eigentümer eines Projekts ist oder ihm zugewiesen wurde. Falls zutreffend, wird ein kleines Foto des Eigentümers angezeigt.

Optionen anzeigen

Mit den Ansichtsoptionen können Sie bestimmte Informationen auf einer Projektkarte ein- oder ausblenden, damit Sie sich auf das konzentrieren können, was für Sie am wichtigsten ist.

Zusammenfassung

Das Projekt-Board bietet eine aufregende neue Möglichkeit, jedes Projekt in jeder Ihrer Pipelines anzuzeigen.

Sie können Ihre gesamte Projektpipeline auf einen Blick sehen, um Problembereiche zu identifizieren, sich auf Ihre wichtigsten Prioritäten zu konzentrieren und Ihre Versprechen einzuhalten.