Organisieren aller beweglichen Teile

Mit mehreren Projekten gleichzeitig zu jonglieren und den Fokus zu wechseln ist ein normaler Bestandteil eines jeden Unternehmens, aber wenn Sie manchmal das Gefühl haben, dass Sie sich abmühen müssen, den Überblick über all diese Details zu behalten, kann die Verzögerung kostspielig werden.

Daylite hilft Ihnen, all diese beweglichen Teile miteinander zu verbinden, so dass Sie sich auch bei langfristigen Projekten daran erinnern können, was Sie getan haben, wer derzeit an Teilen eines Projekts arbeitet und welche Entscheidungen getroffen wurden.

E-Mails, Besprechungsprotokolle, Dateien und Dokumente im Blick behalten

Daylite hilft Ihnen dabei, eine Historie von E-Mails, Notizen, Aufgaben und Terminen für ein Projekt zu führen. Dies geschieht durch die Verknüpfung dieser Elemente mit einem Projekt.

Hier ein Beispiel: Ein Projekt mit dem Namen New York Skate Tour Merch. Es wurde bereits ausgefüllt, wie Sie sehen können:

1. Der Projektname.

2. Die Projektdetails.

3. Die mit dem Projekt verbundenen Aktivitäten.

4. Der Filter für verknüpfte Aktivitäten.

   

   

Über den Aktivitätsbereich können Sie nach einem Anruf suchen, auf eine bestimmte E-Mail verweisen und nach verknüpften Elementen filtern, um z. B. bestimmte Termine oder verknüpfte Anhänge innerhalb eines Projekts schnell zu finden.

Elemente mit einem Projekt verknüpfen

1. Wenn Sie ein Projekt anzeigen, können Sie Datei hinzufügen, eine Neue Notiz, einen Neuen Termin, eine Neue Aufgabe und mehr verknüpfen.

   
2. Verwenden Sie die Schaltfläche ..., um alle Elemente anzuzeigen, die Sie erstellen und verknüpfen können, oder um ein vorhandenes Element mit dem Projekt zu verknüpfen.

   

Verknüpfung eines Projekts mit einem Element

Sie können ein Projekt auch mit einem Artikel verknüpfen, den Sie bereits erstellt haben.

1. Klicken Sie auf +Projekt hinzufügen und geben Sie den Namen des Projekts ein. Wählen Sie das Projekt aus den Suchergebnissen aus.

Hinzufügen von Dateien zu einem Projekt

Jedes Projekt ist einzigartig und es scheint immer eine lange Liste von Dateien angehängt zu sein: Spezifikationen, Verträge, Bilder, Tabellenkalkulationen und mehr. Wenn Sie Dateien an ein Projekt anhängen, müssen Sie nicht mehr umständlich nach einer fehlenden Datei suchen.

1. Wählen Sie das gewünschte Projekt entweder unter Meine Projekte oder Alle Projekte in der Daylite-Seitenleiste aus.

2. Klicken Sie auf Datei hinzufügen und wählen Sie die Datei aus, die Sie an Ihr Projekt anhängen möchten.

   

Verknüpfung von Dropbox, iCloud oder anderen File-Sharing-Diensten

Jedes Unternehmen verfügt über irgendeine Art von Dokumentenlösung, sei es eine Online-Lösung wie iCloud oder Dropbox oder eine lokale Speicherung, z. B. in Ordnern auf Ihrem Computer, oder ein Netzwerkspeichergerät wie eine gemeinsam genutzte Festplatte. Auch in diesen Fällen können Sie Dateien mit einem Projekt als Dateiverweis verknüpfen.

Wählen Sie zunächst das gewünschte Projekt aus Meine Projekte oder Alle Projekte in der Daylite-Seitenleiste aus und klicken Sie auf Datei hinzufügen, wie Sie es im vorherigen Beispiel getan haben.

1. Klicken Sie auf Hinzufügen, und wählen Sie im Menü einen Verweis auf eine Datei aus dem Internet aus.

2. Fügen Sie die URL hinzu, die auf die Datei im Internet verweist. In diesem Beispiel befindet sich die Datei in iCloud.

3. Geben Sie einen Titel für eine einfache Referenz ein.

4. Denken Sie daran, auf Datei hinzufügen zu klicken.

   

Auffinden der einem Projekt zugeordneten Details

Der gesamte Aktivitätsverlauf Ihres Projekts wird sofort geladen, so dass Sie alles, was Sie brauchen, in wenigen Sekunden finden können.

1. Beim Durchsuchen der umfangreichen Informationen zu Ihrem Projekt zeigt Ihnen ein Zeitleistennavigator an, welchen Datumsbereich Sie gerade sehen. Sie können schnell zu jedem beliebigen Zeitpunkt navigieren, indem Sie einfach mit der Maus über die Zeitleiste fahren, um das genaue Datum zu bestimmen, und dann mit einem Klick dorthin springen.

   
2. Es gibt auch eine sehr klare rote Linie, um zu bestimmen, was JETZT ist. Auf diese Weise können Sie Ihre bevorstehenden Termine von denen unterscheiden, die in der Vergangenheit liegen.

   
3. Die Aktivitätssuchleiste durchsucht den gesamten Inhalt der Aktivitätsansicht. Selbst wenn Sie sich nur an ein einziges Wort oder einen Satz erinnern, können Sie es eintippen und Daylite wird das Gesuchte finden.

   
4. Außerdem finden Sie weitere Filteroptionen, darunter eine mit der Bezeichnung Alle Mitteilungen, die Filter für Termine, Aufgaben, E-Mails usw. enthält.

   
5. Daylite zeigt auf der rechten Seite der Aktivitätsansicht auch die Farbe für die Kategorie jedes Elements an. So behalten Sie visuell den Überblick über das, was wichtig ist.

   
6. Für jedes Element gibt es ein ausgeprägtes Symbol, das anzeigt, um welche Art von Aktivität es sich handelt.

   

Wrap Up

Organisieren Sie alle beweglichen Teile eines Projekts, um seinen Status zu verfolgen, zu wissen, wer an was arbeitet, und alle wichtigen Entscheidungen und Details zu erfassen. Jetzt, da Ihre Projekte organisiert sind, ist es an der Zeit, Folgendes zu lernen Wie Sie Ihre Projekte Organisieren können und schneller Ihre Ziele zu erreichen.